Una buena capacitación en inglés para tu empresa se centrará en dar herramientas a todos los sectores para realizar sus tareas diarias, y hoy, escribir emails profesionales es sin duda una de las más importantes.
Seguro ya sabes redactar emails, pero ¿lo hacés de la manera más eficiente?¿Tu audiencia realmente entiende el mensaje?
Cuando una empresa nos contacta para planear una capacitación buscamos no solo transmitir el conocimiento técnico de la lengua, sino habilidades comunicativas que puedan servirle a los profesionales para desempeñar mejor sus tareas.
Hoy vamos a ver cómo construir un email profesional desde cero y algunas frases en inglés que pueden ayudarnos.
Para eso, usemos una comparación “fashion”.
Imaginemos que estás frente a tu armario y tenés que decidir qué ponerte hoy. Para organizarte, vas a empezar por lo más general: ¿cómo está el clima?, luego: ¿qué prendas necesito para ese clima?, y finalmente: ¿qué accesorio va mejor con las reuniones que tengo hoy?
Del mismo modo, yendo de lo general a lo más específico, vamos a construir nuestros emails profesionales en inglés.
¿Hace frío hoy? – Redactá tu email profesional empezando por lo más importante
Algunos prenden la tele o miran el celular. Otros simplemente asoman una mano por la ventana y así se dan cuenta de cuál será el objetivo que su indumentaria tendrá que cumplir, es decir, si hoy tienen que vestirse para soportar el frío o el calor.
Lo mismo pasa cuando nos sentamos a redactar un email profesional. Primero tenemos que establecer cuál es el objetivo que queremos que comunicar, y exponerlo al comienzo, del modo más claro y conciso posible.
Una vez aclarado esto, es importante que le digas a tu lector qué necesitás que suceda luego (lo que se conoce como “call to action”). Por ejemplo:
Hola Pedro, ¿cómo estás?
Estuve pensando que deberíamos discutir el presupuesto que me mandaste → Objetivo
¿Podrás juntarte este martes? → Call to action
En inglés, algunas fórmulas pueden ayudarte para transmitir tu objetivo rápidamente y sin rodeos:
- This is just a quick note to…
- I just read your email about…
- I am reaching out because…
Y para crear el “call to action”, puedes usar:
- If possible, I would like to know more about…
- Can you please….?
- It’d be great if you could…
- Does 2 pm on Thursday work for you?
¿Vestido y sandalias o pantalones largos y pullover? – Seguí redactando tu email profesional hablando sobre la información complementaria
Ahora que ya sabes si te la vas a pasar transpirando o temblando todo el día, te podés parar frente al armario y decidir si hoy va mejor la camisa de manga larga o ese saquito ligero para combatir la brisa veraniega.
Lo mismo, cuando vayas a escribir tu email profesional, luego de establecer el objetivo, deberás hablar de los otros temas que necesitás tratar con tu lector. Lo mejor es que aparezcan después del objetivo principal. Te recomendamos hacer una lista para poder visualizar mejor esta estructura antes de escribir:
Objetivo: discutir el presupuesto
Información complementaria:
1. Aclarar detalles del producto
2. Fechas de envío
3. Dudas sobre los métodos de pago
En inglés, para especificar algunos puntos importantes de tu email profesional, podés usar:
- There are a few things I wanted to talk about
- These are the most important things I would like to discuss with you
- I list here some of the main ideas I wanted to consider
Listar con “bullets” o con números es una gran idea ya que ayuda a tu lector a organizar y entender más fácilmente la información. De este modo estarás comunicándote de un modo concreto, coherente y completo dando toda la información que la persona que está leyendo necesita para comprender tu pedido.
¿Formal o informal? – Fórmulas de cortesía para tus emails profesionales
Es hora de decidir si vas a llevar esa gorra hip hopera que tanto te gusta, o más bien, gel para peinarte
prolijamente el fleco.
Sentirnos bien arreglados, acordes a la ocasión, nos predispone mejor, lo mismo que cuando nos dicen “buen día” o nos desean una buena tarde de trabajo. Para escribir un buen email profesional, que además sea correcto y cortés, nunca te olvides de saludar a tu lector, redactar una frase introductoria dirigida a saber cómo está la persona que te lee, y de despedirte.
Es importante que sepas antes de realizar estos pasos a quién te estás dirigiendo y qué tipo de relación tenés con esa persona. Si es un amigo o compañero no vas a saludarlo ni a despedirlo del mismo modo que a tu jefe.
Veamos ejemplos:
Hola Paula!
Cómo va todo en casa y con la familia?
Tenía que avisarte que al final no nos podemos juntar esta tarde.
Perdón.
Besos!
Pedro
A Paula no le va a importar que no uses signos de exclamación ni de pregunta al abrir tu frase, y que le mandes “besos” no será ningún shock. Pero, ¿qué opinaría tu jefe? En ese caso, las fórmulas de cortesía deben variar un poco:
Buen día Sr. Díaz,
Espero que este email lo encuentre bien.
Necesitaría discutir con usted el nuevo presupuesto para el área de Marketing.
Por favor, dígame cuándo estará disponible para concretar una reunión.
Buenas tardes.
Saludos,
Pedro Álvarez
En inglés, para un mail más informal te servirán estas fórmulas de apertura:
- Hi Paula!
I hope you’re doing well - Hi Paula!
How is everything going with your family?
Y algunas de cierre como:
- Cheers!
- Thanks!
- Have a great weekend
Si tenés que escribir un email dirigido a alguno de los ejecutivos de la compañía, o incluso a un compañero o cliente con el que aún no haya confianza, podés usar:
- Hello Paul,
I hope you are well - Hello Paul,
It was a pleasure to meet you on Friday
Y para terminar:
- All the best
- Thank you
- Have a nice day
Ahora que ya estás vestido o vestida como corresponde para afrontar el día de trabajo que te toca, tus emails profesionales podrán ser más efectivos que nunca. ¿Qué otra técnica usas para conseguir respuestas de tus lectores? Compartilo en los comentarios, ¡nos encantaría leerte!
Fuentes: